Do obowiązków podatnika należy zapewnienie fakturze online autentyczności treści, integralności treści i jej czytelności.

Kontrola biznesowa jako sposób zapewnienia cech fakturze elektronicznej i papierowej

Pojęcie kontroli biznesowej wprowadzone zostało do polskiego porządku prawnego w 2014 roku, a przepisy je definiujące nawiązują do dyrektywy Rady 2010/45/UE. Zgodnie z jej postulatami faktury powinny odzwierciedlać faktyczne transakcje, stąd też należy zapewnić ich autentyczność, rzetelność i czytelność. Kontrola biznesowa zaś to system wewnętrznych regulacji, których zadaniem jest oszacowanie ryzyka możliwości popełnienia oszustwa podatkowego.

Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług kontrola biznesowa jest sposobem zapewnienia fakturze, w tym efakturze, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Czym jest zatem kontrola biznesowa w praktyce? Jest to zespół czynności, dzięki którym możliwe jest uzyskanie pewności, że dokument – faktura papierowa, jak i faktura online – pozostaje w zgodzie z zasadami sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz z innymi przepisami prawa.

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów nie jest konieczne dokumentowanie kontroli biznesowej faktur. Istotne jest, aby dzięki niej móc powiązać faktury, w tym faktury elektroniczne, z określonymi usługami lub dostawami towarów, które były podstawą do ich wystawienia.

Warto podkreślić, że ustawodawca nałożył na podatnika obowiązek zapewnienia fakturom autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, jednak w zakresie sposobu pozostawił mu dowolność.

Autentyczność i integralność efaktury a kontrola biznesowa

Warto podkreślić, że kontrola biznesowa nie jest jedynym sposobem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej. Zgodnie z art. 106m ust. 5 u.p.t.u. poza wykorzystaniem kontroli biznesowych cechy te są zachowane w szczególności wtedy, gdy podatnik wykorzystuje:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• elektroniczną wymianę danych tzw. EDI.

Zgodnie z nowelizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2022 roku zaś, także wówczas, gdy w odniesieniu do ustrukturyzowanych faktur wykorzystuje Krajowy System e-Faktur.

Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub wystawienie i wysłanie faktury online za pośrednictwem automatycznej wymiany danych pomiędzy systemami komputerowymi przy wykorzystaniu określonych formatów komunikatów jest zatem dodatkowym sposobem, poza kontrolą biznesową, który umożliwia podatnikowi spełnienie ustawowego obowiązku.

Czym jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury online

Ustawodawca wprost wskazał co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Autentyczność pochodzenia faktury, także faktury w wersji elektronicznej, należy rozumieć jako pewność co do tożsamości podmiotu, który dokonuje dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu. Integralność treści, tak faktury papierowej, jak i efaktury, rozumiana jest jako fakt, że w dokumencie nie zmienione zostały żadne dane, które faktura powinna zawierać.

Pojęcie czytelności faktury nie zostało doprecyzowane przez ustawodawcę. Zgodnie z interpretacją Krajowej Informacji Skarbowej przyjmuje się, że czytelność faktury to możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych, które zawarte są na dokumencie.